Réunion houleuse en vue? Quelques astuces pour renverser la vapeur

18 février 2015

Vous aurez à animer une rencontre et vous anticipez qu’il y aura des éléments perturbateurs qui voudront nuire au bon fonctionnement?  Voici trois étapes clés à réaliser en début de rencontre pour gagner l’auditoire.

  1. Exprimez vos intentions

Même si le sujet ne crée pas l’unanimité chez les participants, il est important d’aborder la rencontre en énonçant clairement  vos intentions.  Que visez-vous et pourquoi? S’agit-il d’une rencontre d’information ou de consultation?  Quel est le rôle attendu des participants?  Par la même occasion, prenez le temps de vérifier leurs attentes.  De cette façon, si elles ne correspondent pas à ce qu’il est prévu, ils seront prévenus et ne seront pas déçus.  Dites-leur également ce qu’il adviendra suite à la rencontre.  Les participants seront alors orientés quant au rôle qu’ils auront à jouer.

  1. Proposez des règles du jeu et demandez-leur de s’y engager

S’il s’agit d’une rencontre d’information, vous leur signifierez que le but est de leur donner tous les éléments dont vous disposez pour leur permettre de comprendre la situation et de partager ensemble l’information.  Vous souhaitez qu’ils écoutent avec respect, qu’ils ne démontrent pas leur désaccord ou leur parti pris de façon à intimider l’auditoire ou à mettre en boîte un interlocuteur?  Alors, demandez-leur de s’engager à respecter ces conditions.  Donnez des exemples précis des gestes qui favorisent ou nuisent à la conduite d’une rencontre satisfaisante pour tous.  Personne ne sort gagnant d’une rencontre qui tourne au vinaigre.  Les deux parties doivent essayer de se comprendre pour faire avancer la situation.

S’il y a des personnes qui ne sont pas d’accord avec les informations transmises, énoncez-leur ce qu’ils pourront faire.  Par exemple, auront-ils la possibilité de vous faire part d’une information valable et crédible qui serait manquante?  À quel moment pourront-ils la transmettre de façon à vous permettre de l’analyser en toute objectivité?  Prévoyez-le.  Quelle sera la suite?

  1. Appréciez et faites le suivi

Si vous savez apprécier et souligner l’effort des participants à respecter les règles du jeu en dépit de leur divergence, ils resteront motivés tout au long de la rencontre et vous serez apprécié pour votre rigueur et pour le climat qui aura régné tout au long de la rencontre.

Vous aurez atteint votre objectif si vous gardez le cap sur les 3 «C» : ne jamais perdre de vue l’atteinte de la Cible visée pour chaque point de la rencontre, s’assurer de la pertinence du Contenu et veiller sans relâche au Climat de la rencontre qui ne sera positif seulement si les règles auront été claires et que tous les participants s’y seront engagés.

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